Zarządzanie projektami wymaga szerokiego zakresu umiejętności. Czasami żartuję, że trzeba być „trenerem, matką jaskiniową, sierżantem, nauczycielem i terapeutą” - wszystko w jednym.
Oprócz zrozumienia metodologii zarządzania projektami i dynamiki grupy często jesteśmy proszeni o pełnienie funkcji rzecznika zespołu. Jesteśmy przed salą pełną kadry kierowniczej, która wyjaśnia projekt lub prosi o finansowanie. To dodaje „mówców” do długiej listy umiejętności przywódczych, które musimy mieć.
Możliwość mówienia przed publicznością nie jest dla wielu z nas dana. Niektórzy mogą zdziwić, że dwadzieścia lat temu bałem się nawet przedstawić się na spotkaniu grupowym. Mogę potwierdzić, że trening i trening mogą doprowadzić do powstania moderatora, który naprawdę uwielbia być na scenie. Jeśli nie przyjmiesz tego za pewnik, nie martw się. Dla większości ludzi wymaga szkolenia i praktyki.
Oto niektóre z moich najlepszych wskazówek dotyczących prezentacji, które zebrałem przez lata. Dostępnych jest wiele książek i zasobów do nauki technik prezentacji. Upewnij się, że jesteś gotowy, aby wyjść naprzeciw tej sali konferencyjnej i przekazać skuteczny komunikat.
10 najważniejszych wskazówek dla kierowników projektów:
1. Wiedz, czego chcesz: Upewnij się, że rozumiesz cel prezentacji lub pożądany wynik. Jeśli twój szef poprosi cię o zebranie się na posiedzeniu zarządu w celu zaktualizowania zespołu kierowniczego, śmiało. Czy potrzebujesz wsparcia lub zgody na konkretny aspekt? Czy jest coś kontrowersyjnego? Co musisz wiedzieć i dlaczego?
2. Zbuduj swoją prezentację zgodnie z pożądanym rezultatem: Rozpocznij prezentację z zamiarem. Nie pozostawiaj tego jako zaskakującej linii do końca. Kierownicy projektów mają tendencję do tworzenia przypadku i zadawania „pytania”. Może to dezorientować odbiorców, zwłaszcza jeśli są to kierownictwo, które pytają: „Czego ode mnie chcesz?” Na przykład, jeśli celem prezentacji jest uzyskanie wsparcia w zakresie zmiany procesu biznesowego, powiedz to najpierw. Powiedz im, że podasz szczegółowe informacje, a następnie otworzysz je do dyskusji. To przygotowuje odbiorców do lepszego słuchania.
3. Uczyń wizualne: Rzuć sobie wyzwanie, aby użyć jak najmniej slajdów prezentacji PowerPoint. Najlepsza prezentacja, jaką kiedykolwiek widziałem, to slajd z grafiką, na której mówca zilustrował swoje przemówienia podczas prezentacji. W miarę możliwości używaj zdjęć i obrazów. Jeśli nie uważasz za oczywiste, aby tłumaczyć skomplikowane słowa na prostą grafikę, znajdź kogoś z tą umiejętnością i poproś o sugestie.
4. Nigdy nie prezentuj stron z pełnymi punktami. To mnie najbardziej denerwuje. Dla mnie prezentacja programu PowerPoint zawierająca dokładny skrypt nazywa się EMAIL. Po prostu wyślij mi to, mogę przeczytać. Jeśli potrzebujesz kul, trzymaj je krótkie, aby zachować skupienie podczas mówienia. Chociaż zawieszenie się scenariusza może być dla ciebie pocieszające, publiczność zwykle myśli: „ugh, to wygląda na nudne i skomplikowane”, więc się wyłączają. Nieliczni, którzy będą zajęci, będą czytać twoje slajdy i nie zwracają na ciebie uwagi.
5 Podejmij ostrożną decyzję dotyczącą materiałów informacyjnych: Można podać materiały informacyjne do prezentacji, ale dokładnie przemyśl czas. W sytuacji szkoleniowej możesz podać je z wyprzedzeniem, aby widownia mogła robić notatki bezpośrednio na slajdach. W prezentacji wykonawczej, w której podejmujesz decyzję, materiały informacyjne mogą stać się rozrywką. Niepokojący się przywódcy zaczynają przywoływać i mogą nawet zadawać lub kwestionować punkty, których jeszcze nie pokonałeś. Może stać się chaosem. Zdecyduj więc o czasie i celu materiałów informacyjnych i poinformuj odbiorców z wyprzedzeniem, kiedy / czy dostarczysz kopie prezentacji.
6. Myśl, odwróć się i mów. Nauczyłem się tego podczas doskonałego seminarium organizowanego przez Communispond (i nie, nie jestem płatnym mówcą ani w żaden sposób z nimi związany). W sytuacjach, w których prezentujesz slajdy, ale nie możesz być tuż przed laptopem, musisz polegać na dużym ekranie dla swoich wskazówek. W takich sytuacjach patrzysz na ekran i zastanawiasz się, co powiesz, a następnie zwracasz się do publiczności, a następnie mówisz. Za pierwszym razem może się to wydawać niewygodne, ale jeśli przyjrzysz się uważnie, zobaczysz, jak świetni moderatorzy robią to cały czas. Jeśli potrzebujesz użyć slajdu, aby uzyskać więcej informacji, powtórz proces. To, czego nigdy nie chcesz robić, to mówić podczas patrzenia na ekran. Kiedy siedzisz na mikrofonie na podium, nikt cię nie słyszy, a ty nie jesteś aktywny i niepewny.
7 Po prostu powiedz im, co muszą wiedzieć: Unikaj zawijania każdego szczegółu, który jest dla Ciebie kluczowy jako kierownik projektu, ale może nie być istotny dla pożądanego wyniku prezentacji. Miałem prezentacje, które wymknęły się spod kontroli, ponieważ ktoś naprawił statystyki i wykoleił mnie z głównego punktu. Jeśli obawiasz się, że możesz zostać poproszony o szczegółowe informacje, umieść te slajdy w sekcji o nazwie „Kopia zapasowa”, w której będziesz mieć do nich natychmiastowy dostęp, jeśli będziesz ich potrzebować. Niemniej jednak bądź bardzo wybredny, kiedy tam pójdziesz. Możesz powiedzieć odbiorcom, że masz szczegółowe dane jako kopię zapasową, którą wysyłasz wraz z prezentacją.
8 Ustaw się poprawnie: Nie stawaj przed ekranem. Może to zabrzmieć oczywisto, ale cały czas to widzę. Naprawdę trudno się nie śmiać, gdy patrzysz na moderatora z pociskami wystającymi na czoło. Jeśli pracujesz z flipchartem, stań po tej samej stronie co dłoń do pisania. Mam na myśli, jeśli jesteś praworęczny, stań po prawej stronie (patrząc przodem do flipchartu) i rozciągnij rękę na arkuszu, aby pisać słowa. Za pierwszym razem wydaje się to dziwne, ale wygląda tak szykownie, jeśli nie blokujesz pisania ciałem i nie pozwala ci odwrócić się od publiczności.
9 Wykonuj pewną siebie pozę: Stań przed widownią z opuszczonymi rękami. Będziesz czuł się, jakbyś był w kaftanie bezpieczeństwa, dopóki nie poznasz pozy. Zobacz kogoś, kogo uważasz za świetnego moderatora, i przekonaj się, jak pewne i zrównoważone są te projekty postawy. Jeśli jesteś dzikim gestykulatorem, takim jak ja, udawaj, że łokcie przylegają do klatki piersiowej i po prostu pozwól gestom przedramion i dłoni. Jeśli chcesz stanąć na podium, wstań i nie ściskaj boków jak tratwy ratunkowej. I nigdy nie wkładaj rąk do kieszeni - podświadomie oznacza to niepewność i / lub chęć ukrycia czegoś.
10. Mów oczywiście, ale zwolnij i zatrzymaj się: Kiedy się denerwujemy, zmieniają się nasze wzorce językowe. Głos może podnieść ton, a my mówimy szybciej i bez zakłóceń. Oddychanie jest ważne, aby zatrzymać pisk. Zatrzymuj się między punktami i wdychaj. Niech twoje słowa zapadną w mózgi odbiorców. Jeśli masz okazję obejrzeć film z prezentacji, będziesz zaskoczony, jak dopracowany i oczywiście wygląda, nawet jeśli czułeś, że mówisz w zwolnionym tempie.
Istnieją setki innych świetnych wskazówek i technik. Zdecydowanie polecam zainwestowanie w dobre dwudniowe szkolenie seminaryjne, takie jak Communispond (Łyk) Zostaniesz nagrany na wideo i będziesz mógł zobaczyć, jak ćwiczą te umiejętności. Pamiętaj, że to, co cię nie zabije, tylko cię wzmocni. Jeśli zobaczysz, jak popełnisz błąd na filmie, nie zostaniesz zabity. Miej poczucie humoru i przekonaj się, że są to umiejętności nabyte, tak jak nauka gotowania lub jazdy na rowerze. Będzie trochę spalonego sufletu i porysowanych kolan ... i przeżyjesz. Wyjdź tam i zachwyć ten tłum!
[ff id="6"]
